Veilig en volledig informatie delen is cruciaal voor het succesvol leveren van zorg. Beschikt je zorgorganisatie over een intranet, dan is informatiedeling een stuk makkelijker dan wanneer er allerlei losse tools in omloop zijn. Hoe maakt een intranet je werk als zorgverlener makkelijker?
Intranet in de zorg heeft zich de afgelopen tien jaar ontwikkeld van digitaal nieuwsbulletin, smoelenboek, bibliotheek met protocollen en formulieren naar een interactief communicatieplatform waar medewerkers behalve eerder genoemde zaken:
communiceren met collega’s via ingebouwde chat;
veilig documenten uitwisselen en opvragen;
toegang krijgen tot hun programma’s via eenmalig inloggen (SSO)
Intranet was voorheen enkel op werklocaties toegankelijk via pc’s. Maar nu mensen steeds vaker op verschillende locaties werken en via diverse apparaten, is een ander intranet nodig. Ook de functie is veranderd: van intern communicatieplatform naar digitale werkplek voor de hele zorgorganisatie. Hebben ook externen toegang, dan spreek je van een extranet.
Veel zorgorganisaties hebben een intranet. Dat heeft de klassieke functie van communicatiekanaal voor de organisatie, informatie opvragen en aanvragen. Waarom overstappen op een modern intranet?
Veilig informatie-uitwisselen
Informatie-uitwisselen via een digitale werkplek gaat heel veilig via een link naar het document dat centraal is opgeslagen. Zo beschikt iedereen over dezelfde versie, dus één waarheid. Bovendien houd je als organisatie de controle: dit in tegenstelling tot informatieverspreiding via e-mail, dropbox, wetransfer, etc. Bovendien voldoe je zo makkelijker aan de AVG.
Een portaal voor toegang tot alle software
Zorgprofessionals werken in meerdere programma’s waarvoor ze aparte inloggegevens moeten onthouden. Dat wekt dikwijls frustraties op. Via een modern intranet krijgen medewerkers toegang tot al hun applicaties. Eenmaal inloggen via gebruikersnaam, wachtwoord en code via hun smartphone om de hele dag veilig en makkelijk te kunnen werken.
Overzichtelijk
Veel klassieke intranetten staan vol links waardoor het vinden van de juiste informatie veel tijd kost. Een modern intranet kan je zo instellen dat de gebruiker enkel ziet wat relevant is om zijn werk goed te doen. Zo houd je het overzichtelijk en bevorder je het gebruik.
Makkelijk overleggen
Via groepen die je aanmaakt, kan je eenvoudig overleggen met collega’s. Andere leden van de groep kunnen meelezen en helpen bij vragen.
Er zijn veel tools in omloop binnen een zorgorganisatie. Door te kijken welke écht nodig zijn, kan je ze onderbrengen in het intranet en zo het beheer eenvoudig houden. Met een paar klikken maak je gebruikers aan en geef je toegang tot de gewenste applicaties. En met een klik blokkeer je de toegang indien nodig. Dit gaat via User Provision.
Zorgorganisaties die waarde hechten aan een hoge autonomie aan zorgmedewerkers zijn het meest gebaat bij een modern intranet dat dient als digitale werkplek. Kennisdeling en samenwerking tussen teams, locaties en specialisaties moeten in het dna van je organisatie zitten. Strikt hiërarchisch georganiseerde zorgaanbieders zullen meer moeite hebben met een ‘sociale’ digitale werkplek. Kennis delen betekent minder macht voor een individu, zo denken sommigen. Besef dan dat kennisdeling goed is voor de gezondheid van de hele organisatie. Neem de visie, missie en strategie als vertrekpunt bij de overweging om wel of geen modern intranet in je organisatie in te voeren.
Het succes van intranet in de zorg valt en staat, net zoals het ECD, bij de adoptie van gebruikers. Slim en veilig informatie delen en communiceren via intranet, gaat pas goed als iedereen het platform gebruikt. Dus geen document delen meer via Dropbox, e-mail of een andere tool. Communiceren over werkgerelateerde zaken die meerdere mensen aangaan doe je het beste via de chatgroep op intranet, dus niet via WhatsApp. En alle software die binnen de zorgorganisatie in gebruik zijn, wil je toegankelijk maken via het intranet. Anders zorgt dit voor extra beheerstaken.
We zullen eerlijk zijn: iedereen meekrijgen is een gigantische opgave. je wilt dat zoveel mogelijk collega’s enthousiast worden. Communiceer goed over het gebruik van het intranet en de voordelen: via nieuwsbrieven, e-mails, (online) bijeenkomsten. Bied trainingen aan; klassikaal of via e-learning en wijs digicoaches aan waar medewerkers terecht kunnen met vragen. Zorg ook dat het bestuur en het management de waarde inziet van het intranet en dit ook actief gaat gebruiken. Maak de meerwaarde duidelijk en biedt goede begeleiding in het gebruik. Persoonlijke aandacht en een beetje humor werken goed in het acceptatieproces van een intranet.
Neem als stelregel: geef aan de overstap op een nieuw intranet dezelfde aandacht als aan de overstap op bijvoorbeeld een nieuw ECD of andere software waar mensen dagelijks mee werken. Leestip: In zes stappen de beste ict voor je zorgorganisatie.
Wil je voorkomen dat je een modern intranet installeert terwijl niemand het gebruikt? Dat kan als je een intranet kiest dat: heel overzichtelijk is, eenvoudig werkt én simpel en overal toegang biedt tot programma’s waarmee je elke dag werkt. Vanuit dat oogpunt hebben we Plein ontwikkelt.
Je weet wat er speelt zodat je je werk goed kan doen
Je hebt toegang tot al je programma’s en documenten
Communiceer met collega’s eenvoudig en veilig
Vul het formulier in en onze adviseur neemt contact om jouw wensen voor een digitale werkplek te bespreken.