Elver: betere ondersteuning primaire proces door migratie naar de cloud

Elver biedt met 1.300 medewerkers aan 550 mensen met een lichte tot zeer ernstige verstandige beperking een breed aanbod aan wonen, dagbesteding en behandeling. De Gelderse zorgorganisatie met de hoofdvestiging in Nieuw-Wehl en honderd groepen heeft de ambitie om de beste zorg te realiseren voor mensen met een verstandelijke beperking. Dit is alleen mogelijk in en inspirerende omgeving voor cliënten, medewerkers, verwanten en vrijwilligers. De processen en systemen daarom worden aangepast aan de behoeften van de medewerkers.

Elver dagbesteding en PUUR. voor de gehandicaptenzorg

De uitdaging

Op ICT-gebied lag een flinke uitdaging om de ambitie te kunnen ondersteunen. Dat betekent dat zorgprofessionals zonder diepgaande ICT-kennis toch makkelijk met hard- en software kunnen werken. Elver heeft begin 2020 op advies van Ecare besloten om over te gaan op de cloud en een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD). Er waren veel applicaties in gebruik bij Elver, waaronder het ECD, die op lokale servers draaiden. Beide werelden in stand houden, was geen optie; organisatorisch te ingewikkeld maar ook te kostbaar.

De oplossing

Elver heeft gekozen om over te gaan op Google Workspace en elke medewerker te voorzien van een Chromebook. Daarop draait ook PUUR., het ECD waar begeleiders mee werken en Ysis, het systeem dat behandelaars gebruiken. Deze applicaties vervangen het on-premise ECD. Als reden voor de keuze voor Google noemt Irma Harmelink, bestuurder bij Elver, de gebruiksvriendelijkheid en de financieel aantrekkelijke voorwaarden.

Ecare heeft de implementatie van Google Workspace en de Chromebooks en de trainingen van medewerkers verzorgd. Met elk van de 23 afdelingen is een inventarisatiegesprek geweest. Tijdens dit gesprek is besproken welke applicaties er in gebruik zijn, of die werken op een Chromebook dan wel vervangen konden worden door Google Workspace of PUUR. Dat bleek bijna overal het geval met uitzondering van de afdeling planning & control en HR. Hun software draait niet in de cloud en is daardoor niet te gebruiken op een Chromebook. Ook die software vervangen, had op dat moment nog geen meerwaarde, waardoor deze afdelingen voorlopig met hun huidige hardware en software blijven werken.

De werkzaamheden:

Allereerst is de verouderde onsite Exchange server uitgefaseerd en vervangen door Gmail als e-mailprogramma.
Vervolgens is de data van zorgmedewerkers met de Google Workspace Migrate tool overgezet naar Google Cloud en medewerkers hebben een Chromebook (Asus Chromebook Flip C434) ontvangen.
Via achttien live online trainingen en e-learning zijn alle medewerkers vertrouwd geraakt met Google Workspace en Chromebook. Vanwege de coronacrisis waren klassikale trainingen niet mogelijk.
Elk van de honderd zorgteams heeft voor de bereikbaarheid een Android telefoon gekregen die via Google MDM wordt beheerd.
De thin clients zijn vervangen door 200 docking stations die dienen als flexibele werkplek waaraan medewerkers hun Chromebook kunnen bevestigen.

Elver is met een big bang overgegaan naar de Google Cloud.

De resultaten

Ondanks de vertraging van een half jaar door de coronacrisis zijn de datamigratie en de ingebruikname van de Chromebooks en Google Workspace vlekkeloos verlopen.“Eenmaal overgestapt op Google, ontdekten we dat veel mensen in het primaire proces handig zijn met ICT”, zegt Irma Harmelink. “Begeleiders en behandelaars blijken zeer goed in staat om hun collega’s te helpen. Medewerkers waarderen het enorm dat ze nu een eigen apparaat hebben waarmee ze altijd en overal kunnen werken en communiceren. De overgang op Google ondersteunt het primaire proces en de samenwerking in de driehoek: begeleider, cliënt en verwant veel beter.”

Download de interactieve demo

Benieuwd hoe het ECD PUUR. dat Elver gebruikt eruit ziet?

In deze interactieve demo van PUUR. voor de gehandicaptenzorg, krijg je een inkijkje in de belangrijkste functies van het dossier door er zelf doorheen te klikken.